Privacy-beleid

Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Algemeen

In deze verklaring laten wij weten welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze gegevens verzamelen en wat we ermee doen. Wij vinden het belangrijk dat er zorgvuldige met je gegevens wordt omgegaan en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die je ons verstrekt persoonlijk wordt behandeld. in het kort komt onze privacyverklaring erop neer dat we je persoonsgegevens:

• Alleen gebruiken voor de doelen die we zijn overeengekomen,
• Niet met anderen zullen delen;
• Zorgvuldig beveiligen.

Wanneer je vragen hebt die niet in deze privacyverklaring zijn beantwoord, of wanneer je suggesties of opmerkingen hebt over de inhoud daarvan of wanneer je klachten hebt over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan, dan komen we graag in contact. We verzoeken je dan een e-mail te sturen naar info@laanstraroersma.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering noodzakelijk zijn.

(Persoons)gegevens voor communicatiedoeleinden

Voor communicatiedoeleinden worden de volgende gegevens verwerkt: voor- en achternaam, voorletters, titulatuur, geslacht, adresgegevens (postcode, woonplaats, straatnaam, huisnummer), telefoonnummer, e—mailadres, en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens. Als daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, is dit noodzakelijk voor het nakomen van de overeenkomst of wettelijke verplichtingen. Enkele veelvuldig verwerkte gegevens worden hieronder toegelicht:

Burgerservicenummer (BSN)

Voor onder andere het verzorgen van belastingaangiften en de loonadministratie zijn wij wettelijk verplicht het BSN nummer te verwerken. Een volledige kopie van een (geldig) identiteitsbewijs op het moment van in dienst treden is daarnaast verplicht vanuit de Wet op de Loonbelasting. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht ons de identiteit van onze klanten vast te stellen bij het aangaan van een overeenkomst aangaande onze dienstverlening en een bewijs daarvan te bewaren.

Financiële (persoons)gegevens

De kern van onze activiteiten bestaat uit het samenstellen van diverse soorten financiële- en adviesrapportages, het verzorgen van belastingaangiften en het (laten) verwerken van loonadministraties. Alle financiële gegevens die wij verwerken worden aangemerkt als “gevoelige persoonsgegevens”. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om. Vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn hierbij belangrijke uitgangspunten. Dit geldt ook voor inloggegevens, zoals gebruikersnamen en wachtwoorden. Wij hebben onze technische en organisatorische beveiliging hierop afgestemd.

Overige (persoons)gegevens

In het kader van de aan ons verleende opdracht kan het noodzakelijk zijn om andere persoonsgegevens te verwerken zoals: bankrekeningnummer, geboortedatum, geboorteplaats en overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch.

Gegevens die worden verzameld via de website

Via onze website verzamelen en verwerken we de volgende gegevens: gegevens die je opgeeft ten behoeve van het toesturen van een nieuwsbrief, gegevens die je opgeeft ten behoeve van een contactverzoek, locatiegegevens, gegevens over jouw activiteiten op onze website, ip adres, internetbrowser en apparaat type.

Grondslag voor verwerking persoonsgegevens

Wij hebben persoonsgegevens nodig voor onze bedrijfsvoering. De aard van de dienstverlening brengt met zich mee dat persoonsgegevens een belangrijk en noodzakelijk onderdeel zijn van de producten en diensten die wij aan onze klanten leveren.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt voorwaarden aan de verwerking van persoonsgegevens. Elke verwerking moet gerechtvaardigd zijn. Een verwerking is gerechtvaardigd, wanneer het doel van de verwerking is gebaseerd op één van de zes grondslagen die in de verordening worden genoemd. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend als (minimaal) één van de grondslagen van toepassing is. Wij noemen hieronder verschillende doelen waarvoor wij persoonsgegevens verwerken met de bijbehorende verwerkingsgrondslag.

De grondslag op grond waarvan wij vrijwel alle persoonsgegevens verwerken is de noodzaak voor een goede uitvoering van een overeenkomst of als voorbereiding voor het afsluiten van een overeenkomst. Dit geldt voor alle dienstverlening die wij voor onze klanten verzorgen, de overeenkomsten met (software)leveranciers, de arbeidsovereenkomsten met onze medewerkers en alle bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is.

De grondslag ”voldoen aan een wettelijke verplichting” is van toepassing op bijvoorbeeld de plicht tot meewerken aan fiscale controles. Voorts zijn wij in de bedrijfsvoering gehouden aan wettelijke verplichtingen zoals het verifiëren van de identiteit van onze klanten in het kader van de Wwft.

De grondslag voor het verzamelen van gegevens op de website is het verzenden van onze nieuwsbrief, het in contact kunnen komen met een bezoeker via telefoon of e-mail en het verbeteren van de website en het de afstemming van het aanbod van diensten en producten op de bezoeker.

Geautomatiseerde besluitvorming

Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of —systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs) tussen zit.

Delen van persoonsgegevens met derden

Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs schakelt derden in om haar dienstverlening efficiënt en veilig te laten verlopen. Dit zijn bijvoorbeeld leveranciers van softwareproducten en ICT systemen, gespecialiseerde adviseurs en andere dienstverleners. De dienstverlening van deze adviseurs gebeurt onder de verantwoordelijkheid van Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs Accountants.

Verder deelt Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs jouw persoonsgegevens uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting of aan een verplichting die onze beroepsregels ons opleggen. Niet bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Voor verdere toelichting zie: https://veiliginternetten.nl/zakelijk/themas/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens van jou, waarover wij beschikken, in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@laanstraroersma.nl

Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs zal dit verzoek honoreren, tenzij er dwingende belemmeringen zijn, voortvloeiende uit wet- en regelgeving, of anderszins, om dit niet te doen.

Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitgersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-gersoonsgegevens/tip-ons.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@laanstraroersma.nl.

Bewaartermijn

Laanstra & Roersma Accountants en Adviseurs bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist. Veel bewaartermijnen volgen de fiscale bewaarplicht. Over het algemeen zal dat betekenen dat we persoonsgegevens bewaren tot zeven tot negen jaar na beëindiging van onze overeenkomst.